一个好习惯的养成是我们处理一件复杂事情的基础。我们身边都有这样的朋友，他们很聪明，总被大家看好，但是他们经常耽误做事，有严重的拖延症，常常陷入糟糕的时间管理而不能自拔。那又该怎样合理的分配时间才能提高我们的效率呢？
准备阶段：触发扳机
在进入工作状态之前需要做一些准备工作，比如给自己安排一张舒服的桌子，周围放一些自己喜欢的书，或者一台笔记本电脑。
为自己营造一个愉悦舒适的氛围，然后给自己一个触发扳机，这个概念在《瞬变》中提到过：希望养成一个习惯，最好是给自己一个行动触发扳机。
这个行动触发扳机有什么好处呢？比如，这张桌子的布置风格环境都是我喜欢的，我坐在这里就可以安心地写作，或者安心地打字，专心地画画，干什么都可以。
所以画家需要一间画室、一个画板、一张大桌子，我们需要一个让自己安心的办公区和一张准备好的办公桌，建议不要跟别人共享，包括家人。
如果有旁人在，你本来想去工作，结果看见地方被占了，心里就默默地放弃了：“今天就算了吧”，这段时间又被你浪费了。
除了给自己准备一个精心布置的工作区以外，还要给自己准备一个移动的工作区，这是随着时代发展，我们生活方式改变后需要开发出的另一个时间管理方法。
由于工作和生活的原因，很多时候我们都需要乘坐飞机、火车去另一个城市，频率变得越来越高，你可以让自己在移动的区域里腾出时间来处理公务或者看书。
飞机上很安静，没有人跟你说话，手机也不能用，这个时候排遣无聊最好的方法就是看书。
每次我出差都会带两本书，飞过去看一本，飞回来看一本。因为没有人打扰，所以效率往往很高。当你给自己准备好工作区以后，就要提醒自己提升工作效率。
收集数据：引起我们注意的事物和信息
收集数据是指收集一切引起我们注意的事物和信息，无论大小轻重缓急。收集的数据包括两个方面：一是外在的数据收集工作，二是内在的数据收集工作。
外在的数据收集工作包括搜索你周围的环境，从你的办公桌开始，扩展到你的抽屉、柜子等，这些地方要保持清爽干净，不要有冗余的堆积，庞杂的东西会形成干扰。
内在的数据收集是指搜索那些仍然存储在你脑海当中的事情。有的人认为时间管理就是管理工作上的事情，比如“要跟张总见面”“要跟小刘谈一谈”“要去签个合同”等等。
他虽然有很多事情要做，但不代表效率高。他很可能因为儿子在学校打架、老婆要求添置新家具等家长里短的事情而心烦意乱，无法高效完成工作上的事。
其实这种想法是有偏差的，教养孩子、关心另一半、照顾父母、帮衬朋友，等等，这些都是人生的一部分，你为人生中重要的事情烦心，本身就是不对的。
事实上，处理这些事情的时间可能没有你想的那么多，但是一直拖着不处理就会造成你和他人情绪上的变化，导致你对这些事变得更加敏感，因此，这种工作之外的数据也需要收集起来。
戴维·艾伦建议我们拿出一张纸写下要处理的事情。一张纸就写一件事，处理完这张纸上的事情之后，就可以下面空白的地方写下你处理的方法和过程，这张纸就可以存档了。
如果事情不重要，你可以做完后把它撕掉。当你把所有的事全部都用纸或手机App记下之后，你的搜集工作就做完了。
处理阶段：清空工作篮
处理阶段的任务就是清空工作篮，在这个阶段，你需要对所有收集的信息进行处理。彻底地清空你的工作篮，这并不意味着完成你收集到的所有工作，因为你所收集的工作未必一定都要由你来完成，但是你必须处理它们。
处理阶段有三个基本原则：
第一，先处理工作篮中最上面的事情，就是比较着急的事情。
比如老婆让你买家具，如果再不买的话她就要生气了，你就得赶紧把这件事情处理了，其实打个电话或者去淘宝买就好了。
第二，一次只做一件事。
这是一个特别重要的建议，我们经常一件事做到一半，就搁在一旁去做另一件事，没等做完，又搁在一旁。这样会导致很多事你都只做到一半就忘了，下次启动又得从头开始做。这种方式费时又费力，所以一次就做一件事。
第三，不要把事务再次放回工作篮。
在处理事务的过程中，你可能会面临一个问题：某件事情处理到这一步没结束，但是不知道下一步该如何行动。
这时候有三种情况，如果能够找到具体的下一步行动，那么你就需要权衡是立即执行把它完成，还是指派他人完成，或者是延迟处理。
在不得已的时候，我们才会延迟处理。能够立即完成的就立即完成，如果能够指派他人完成的就指派他人来做。
如果是延迟处理，你就需要在工作篮中记录下来。
工作篮中有一些内容是不需要采取行动的，此时你需要对它们进行分辨。如果这件事现在根本决策不了，三年后再说，那么就把它扔在一边，或者这件事只能作为参考资料收集起来。
这样工作篮中需要处理的事务就会逐渐减少，可以想象一下，你有一个工作篮，里边放了很多件事，做完一件拿走一件，做完一件归档一件……你的工作就会变得越来越少，你的生活也会变得越来越高效。
组织整理：建立好一个清单
从组织整理的角度来看，需要跟踪和管理的事情，戴维·艾伦把它们大概分成七类：项目清单、项目的辅助资料、记录在日程表中的行动和信息、下一步的行动清单、等待清单、参考资料和“将来、也许”清单。
保持这些类别之间的界限分明，是整个组织整理工作中非常重要的一部分。除了坚持对个人系统进行详细清晰的分类之外，还要关注建立和使用核查清单，它可以帮助你关注项目事件、爱好、职责等领域中可能出现的各种潜在问题。
通常情况下，团队或公司内部组织的这种咨询活动最终会形成一份极具参考价值的核查清单，其中包含了对日后面试新人和培训员工的一些重点方向。
管理一个团队或一个组织，并希望这个组织能够同步往前推动。这种管理方式比管理一个工作篮要复杂得多，你需要有七类时间，并且将这七类时间分门别类地管好，这样才能看到整个团队在向前不断地推动。
《哈佛商学院最受欢迎的领导课》中有一个很重要概念：
当一个团队有了共同的愿景之后，最重要的行动就是确定关键要务，只有团队中的每一个人都知道自己这个岗位的关键要务，并且能够通过推动这个关键要务来达成关键指标时，才能够保证我们实现最终的愿景。
组织整理的这一部分，其实跟关键要务是有关系的，戴维·艾伦在这里把它扩展成项目管理的概念，有很多这种不同项目类别的资料整理。
为了能够使得时间管理变得有效，需要养成检查回顾的好习惯，只有检查回顾才能够保障系统有效地运行。
在事务或者项目做了一段时间、一个阶段以后，我们就需要开始回顾了，我们应该关注哪部分内容安排在什么时候进行，回顾应该怎样进行，隔多久再进行一次。
回答第一个问题我们可以从三个方面入手：
首先，查看日程表；然后，检查我们的工作清单或者根据情景来选择恰当的回顾内容；最后，你至少需要每周回顾一次那些悬而未决的事情。
这种回顾能够帮助你在忙乱的生活中谨记最重要的工作和最重要的目标，把握住自己的方向。每周核查一下你的关键要务到底有没有推进，这的确是令所有团队最挠头的事。
我经常向自己的团队强调的事情就是：这一周的关键要务到底是什么？实现了没有？为什么没实现？没实现的原因是什么？怎么排除它？这样才能够保证每周都会有新的变化发生。
执行阶段：立刻行动
当一件事情即将被付诸行动时，其实你就已经完成了对大量可选方案的筛选，也有了基本的方向。但请不要急于行动，可以留出一些时间做一个头脑风暴，它会有助于你做出最终的科学决策。
这个暂缓的行动非常必要。
怎么做头脑风暴呢？当你启动大脑去思考某个问题时，你可以把所有的想法都罗列出来，再对罗列的想法进行分析筛选。
头脑风暴有几个关键的技巧：不要判断，不要质疑，不要评估，不要批判。
一个想法冒出来，就把它写下来，你有一招，其他人还有别的招，大家凑在一起，每个人都可以畅所欲言地谈自己的想法。如果能够各抒己见、集思广益，我们就可以获得大量的思路和想法。
在这个过程中，千万不要过早地进入讨论和批评，这会使得头脑风暴的效果减弱。有时候开会的效率很低，就是因为有人刚刚提出一个想法，另一个人就说“你那个不行”或者“需要很多钱”
“条件还不成熟”，等等，一旦出现了争论，其他人就没有动力再提供更多的想法了。所以，效率最高的方法就是罗列，有想法就罗列出来，罗列的数量越多，就越能减少思维的盲区。最后，再组织分析这些想法，从中找出一个你认为最合适的来实施。
这个五个步骤是我们处理问题的基本过程，在套用这些方法来管理自己生活的时候，我们需要养成收集的好习惯，比如带一个小本子，把重要的事情记在本子上。
一个好习惯的养成是我们处理一件复杂事情的基础。
来源：华章管理
图：pixabay